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实战外贸服装采购经验

发布时间:2019-11-26 13:09    浏览次数:

一.收集信息、询价

外贸

1.通过电子商务查询相关产品信息

是指一个国家(地区)与另一个国家(地区)之间的商品、劳务和技术的交换活动。这种贸易由进口和出口两个部分组成。

2.通过当地批发市场有利资源

外贸流程:

1.客户询盘:一般在客户下采购单(purchase Order)之前,都会有相关的订单查询(Order Inquiry)给业务部,了解细节上的了解

PS:采购订单(purchase Order)系指由买方向卖方发出的商业文件,其中指明了卖方向买方提供的产品或服务的种类、数量及双方已经同意的价格。买方向供应商发送采购订单,构成购买产品或服务的合法要约。卖方接受采购订单意味着形成了买方和卖方之间的合同。采购订单用于控制买方向供应商购买产品或服务的过程。在企业资源计划系统中,创建采购订单通常是接收和处理客户销售过程的第一步。

2.报价:业务部及时回复客人查询,确认货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜行等,Performa Invoice给客户做正式报价

PS:形式发票(Proforma Invoice)是一种非正式发票,是卖方对潜在的买方报价的一种形式。 买方常常需要形式发票,以作为申请进口和批准外汇之用。 弄清楚形式发票的含义、内容、与作用,是学习和了解的前提条件。相当于企业给客户的形式发票,相当于合同。

3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。

ps:客户发给企业的采购订单

4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划

5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计的费用都列清楚。合同审批需要附上客人的订单传真,与工人的收购合同。申请表要由业务员签名,部门经理审批,再交由管理部门人员审核之后才能执行。如果金额较大的或者有预付款和佣金条款的,要经公司总经理审批才行,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足以下情况就可以下达生产通知,通知工厂按时上产:

(1)如果是L/C付款的客户,通常是在交货前一个月确认L/C已经收到,收到L/C后业务员和单证员分别查审信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,以及其他可能存在的问题,如果有问题立刻请客人改证。

PS:信用证,是目前国际贸易中最主要、最常用的一种结算(付款)方式。信用证(简称L/C,即letter of credit) ,是一种由银行依照客户的要求和指示开立的有条件的承诺付款的书面文件。

(2)如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账

PS:T/T(Telegraphic Transfer)电汇,是指汇出行应汇款人申请,拍发加押电报电传或SWIFT给在另一国家的分行或代理行(即汇入行)指示解付一定金额给收款人的一种汇款方式。

(3)如果是放账客户,或通过D/A等方式收汇等,需要经理确认。

PS:放账,即贷款或者赊销。通俗点说就是放高利贷的。

收汇,指出口企业在出口货物或提供服务等而产生的应收货款, 从境外汇入的外币到境内指定收汇银行的外币账户上的过程。是因出口货物或提供劳务等而产生的收入外汇款项,相当于收款。即货物装船后,卖方将单据的副本(通常提单)传真给客户,客户收到后即汇钱给卖方,这种方式比T/TB风险大得多,如果客户不汇款,致使卖方既收不到货款还要支付对外运费,因此,该方式只适应客户资信好、成交额不大或规格质量统一的商品和库存积压商品,对于专为客户生产的制品,数量又大的商品,严禁使用。

7.验货:

(1)在交货前一周,要通知公司验货员验货

(2)如果客人要自己或者指定验货人员来验货的,要在交货一周前,约客户查货并将交货日期告知计划部

(3)如果客人指定有第三方验货公司或者公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期间安排好时间,确认后将验货时间通知工厂

大阳城集团娱乐网2138,8.制备基本文件及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商行发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)

PS:单证员是指在对外贸易结算业务中,买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检结汇等工作的人员。随着外贸行业持证上岗制度实施力度的逐步加强,外贸从业资格证书正受到越来越多用人单位与求职者的认可,市场上对外贸人才的要求也越来越高。首先表现在对传统外贸岗位从业技能要求的提高:不仅要能掌握最新的专业知识,同时需持有国家颁发的资格证书。单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单与归档等—系列业务活动,具有工作大、涉及面广、时间性强与要求高等特点

9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需要的材料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检,应在发货一周之前拿到商检凭证单/条

10.租船订仓:

(1)如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

PS:FOB CHINA条款:货物离开船弦那一刻起所有费用国外付。FOB后面要跟港口名字,只有港口才有船。引申到空运是上飞机后所有费用国外付。明细的话,就是国内费用,LOCAL啦,报关费,你送到港口仓库的卡车费,在港口仓库的堆存费,装货费等等,是发货人付的。运费和到目的港以后的费用收货人付。

货代:从字面来看是货运代理的简称。从工作内容来看是接受客户的委托完成货物运输的某一个环节或与此有关的环节,涉及这方面的工作都可以直接或间接的找货代来完成,以节省资本。根据货物不同也有海外代理。货运代理是指在流通领域专门为货物运输需求和运力供给者提供各种运输服务业务的总称。它们面向全社会服务,是货主和运力供给者之间的桥梁和纽带。

货运代理,英文为freight forwarding,“是货主与承运人之间的中间人、经纪人和运输组织者。”在中国,国际货运代理是指一种新兴的产业,“是处于国际贸易和国际货物运输之间的‘共生产业’或‘边缘产业’。”[1](货代就是代理报关企业)

(2)如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。

(3)如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。

(4)向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

11.安排拖柜:

(1)货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

(2)传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

(3)要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

13.获得运输文件:

(1)最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

(2)督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

(3)及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14. 准备其他文件

(1)商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

(2)FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

(3)一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

(4)装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

(5)装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

15. 交单:

(1)采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

(2)采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

(3)如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助

3.通过朋友同行的介绍

4.通过博览会收集厂家资料

总结:

经过多家供应商的报价信息,进行比较,至少要货比三家

二.选择供应商、采样通过交谈和实地考察

根据自己公司的规模和采购量,挑选实力相当的供应商,假如本来自己的公司规模和需求量就不怎么样,而盲目的挑选实力雄厚,大规模的供应商,人家大规模供应商都懒得理你,而且规模大的供应商价格方面还不一定有优势,因为羊毛出在羊身上。

你可以先在一些服装网络平台上探探底,就比如说好订单网吧,上面的工厂展示更加突出制造能力与档期安排,方便你缩小找厂范围,还可以同时向多家工厂进行询价,进行报价对比。你可以通过好订单网找到合适的工厂。

选择供应商要注意的几点:

1.了解供应商主要是看:规模,注册资金,员工人数,年营业额,售后服务;

2.最好选择离公司比较近的供应商厂家。

三.寄样,确样

1.把收集好的产品资料E-mail给客户

2.当客户看到产品资料选种某种产品后,跟厂家索样再寄样给客户

3.等待客户确认样品是否满意,然后传达采购清单

四.下单,确认交货期,跟单

1.当采购部收到客户采购清单后,吩咐下达采购任务

2.根据确认的样品和客户的要求下单给供应商,跟供应商下单一定要注意:一定要把客人的订货要求跟厂家说清楚(如:包装,条码,唛头等),强调要跟样品一样。

3.在下单之前,必须先谈好货款事项,谈好了再下单

4.开单的时候要注意写好每箱较准确的体积规格,毛重,材料(根据客户清关的要求)

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